淺談項目管理中應注意的重點(diǎn)
發(fā)布時(shí)間：2010/9/9 11:30:00
摘 要：著(zhù)重介紹了項目管理中的兩個(gè)注意重點(diǎn)：項目管理的三個(gè)約束條件和項目管理的五個(gè)主要過(guò)程組。
關(guān)鍵詞：項目管理;重點(diǎn);約束條件;過(guò)程組
項目是為完成某一獨特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。根據這個(gè)定義，項目就具有了目標明確性、活動(dòng)一次性及資源消耗性等特性。換句話(huà)說(shuō)，具備前面三個(gè)主要特性的活動(dòng)，都可以看作是項目�，F實(shí)中的項目隨處可見(jiàn)，如設備消缺、會(huì )議組織、技術(shù)競賽以及家居裝修等等，都可以看作是項目。在這些項目的實(shí)施過(guò)程中，都存在項目管理問(wèn)題，不過(guò)，實(shí)際生活與工作中，可能更多關(guān)注的事情本身，而對做好事情相關(guān)的組織、計劃、控制等過(guò)程相對缺少關(guān)注，或者沒(méi)有經(jīng)驗與能力加以關(guān)注。
1 項目管理的三個(gè)約束條件
任何項目都會(huì )在范圍、時(shí)間及成本三個(gè)方面受到約束，這就是項目管理的三約束。項目管理，就是以科學(xué)的方法和工具，在范圍、時(shí)間、成本三者之間尋找到一個(gè)合適的平衡點(diǎn)，以便項目所有干系人都盡可能的滿(mǎn)意。項目是一次性的，旨在產(chǎn)生獨特的產(chǎn)品或服務(wù)，但不能孤立地看待和運行項目。這要求項目經(jīng)理要用系統的觀(guān)念來(lái)對待項目，認清項目在更大的環(huán)境中所處的位置，這樣在考慮項目范圍、時(shí)間及成本時(shí)，就會(huì )有更為適當的協(xié)調原則。
1.1項目的范圍約束
項目的范圍就是規定項目的任務(wù)是什么?作為項目經(jīng)理，首先必須搞清楚項目的商業(yè)利潤核心，明確把握項目發(fā)起人期望通過(guò)項目獲得什么樣的產(chǎn)品或服務(wù)。對于項目的范圍約束，容易忽視項目的商業(yè)目標，而偏向技術(shù)目標，導致項目最終結果與項目干系人期望值之間的差異。
因為項目的范圍可能會(huì )隨著(zhù)項目的進(jìn)展而發(fā)生變化，從而與時(shí)間和成本等約束條件之間產(chǎn)生沖突，因此面對項目的范圍約束，主要是根據項目的商業(yè)利潤核心做好項目范圍的變更管理。既要避免無(wú)原則的變更項目的范圍，也要根據時(shí)間與成本的約束，在取得項目干系人的一致意見(jiàn)的情況下，合理的按程序變更項目的范圍。
1.2項目的時(shí)間約束
項目的時(shí)間約束就是規定項目需要多長(cháng)時(shí)間完成，項目的進(jìn)度應該怎樣安排，項目的活動(dòng)在時(shí)間上的要求，各活動(dòng)在時(shí)間安排上的先后順序。當進(jìn)度與計劃之間發(fā)生差異時(shí)，如何重新調整項目的活動(dòng)歷時(shí)，以保證項目按期完成，或者通過(guò)調整項目的總體完成工期，以保證活動(dòng)的時(shí)間與質(zhì)量。
在考慮時(shí)間約束時(shí)，一方面要研究因為項目范圍的變化對項目時(shí)間的影響，另一方面要研究因為項目歷時(shí)的變化，對項目成本產(chǎn)生的影響。并及時(shí)跟蹤項目的進(jìn)展情況，通過(guò)對實(shí)際項目進(jìn)展情況的分析，提供給項目干系人一個(gè)準確的報告。
1.3項目的成本約束
項目的成本約束就是規定完成項目需要花多少錢(qián)。對項目成本的計量，一般用花費多少資金來(lái)衡量，但也可以根據項目的特點(diǎn)，采用特定的計量單位來(lái)表示。關(guān)鍵是通過(guò)成本核算，能讓項目干系人，了當前成本約束之下，所能完成的項目范圍及時(shí)間要求。當項目的范圍與時(shí)間發(fā)生變化時(shí)，會(huì )產(chǎn)生多大的成本變化，以決定是否變更項目的范圍，改變項目的進(jìn)度，或者擴大項目的投資。
在我們實(shí)際完成的許多項目中，多數只重視項目的進(jìn)度，而不重視項目的成本管理。一般只是在項目結束時(shí)，才交給財務(wù)或計劃管理部門(mén)的預算人員進(jìn)行項目結算。對內部消耗資源性的項目，往往不做項目的成本估算與分析，使得項目干系人根本認識不到項目所造成的資源浪費。因此，對內部開(kāi)展的一些項目，也要進(jìn)行成本管理。
由于項目是獨特的，每個(gè)項目都具有很多不確定性的因素，項目資源使用之間存在競爭性，除了極小的項目，項目很難最終完全按照預期的范圍、時(shí)間和成本三大約束條件完成。因為項目干系人總是期望用最低的成本、最短的時(shí)間，來(lái)完成最大的項目范圍。這三個(gè)期望之間是互相矛盾、互相制約的。
2 項目管理的五個(gè)主要過(guò)程組
一個(gè)項目的生命周期大概分成概念、開(kāi)發(fā)、實(shí)施與收尾過(guò)程。在概念階段主要是對成本進(jìn)行分析，對項目的可行性進(jìn)行研究，其結果是要拿出一份報告，并獲得批準與支持。實(shí)際工作中，我們只是有了一個(gè)新的想法與概念，就立即轉入開(kāi)發(fā)過(guò)程。在開(kāi)發(fā)階段，要有項目計劃書(shū)、預算的成本以及工作分解計劃。我們做事時(shí)，可能只是拿出一個(gè)簡(jiǎn)單的工作分解與大致的項目計劃時(shí)間表，就結束了。在實(shí)施階段，要有底層的工作包與確定的成本估計，但我們沒(méi)有，到了這一步，我們基本上就開(kāi)始失去了控制，沒(méi)有明確的里程碑，我們只是把一個(gè)階段當成了一個(gè)項目。在收尾階段，我們是經(jīng)常討論每個(gè)項目的教訓，但對完成的工作的文檔工作基本上沒(méi)能及時(shí)跟上，同樣與用戶(hù)之間的交接也未能做好。
項目管理的五個(gè)過(guò)程組：?jiǎn)?dòng)、計劃、執行、控制與收尾，貫穿于項目的整個(gè)生命周期，對于項目的啟動(dòng)過(guò)程，特別要注意組織環(huán)境及項目干系人的分析;而在后面的過(guò)程中，項目經(jīng)理要抓好項目的控制，控制的理想結果就是在要求的時(shí)間、成本及質(zhì)量限度內完成雙方都滿(mǎn)意的項目范圍。
2.1項目的啟動(dòng)過(guò)程
項目的啟動(dòng)過(guò)程就是一個(gè)新的項目識別與開(kāi)始的過(guò)程。一定要認識這樣一個(gè)概念，即在重要項目上的微小成功，比在不重要的項目上獲得巨大成功更具意義與價(jià)值。從這種意義上講，項目的啟動(dòng)階段顯得尤其重要，這是決定是否投資，以及投資什么項目的關(guān)鍵階段，此時(shí)的決策失誤可能造成巨大的損失。重視項目啟動(dòng)過(guò)程，是保證項目成功的首要步驟。
啟動(dòng)涉及項目范圍的知識領(lǐng)域，其輸出結果有項目章程、任命項目經(jīng)理、確定約束條件與假設條件等。啟動(dòng)過(guò)程的最主要內容是進(jìn)行項目的可行性研究與分析，這項活動(dòng)要以商業(yè)目標為核心，而不是以技術(shù)為核心。無(wú)論是領(lǐng)導關(guān)注，還是項目宗旨，都應圍繞明確的商業(yè)目標，以實(shí)現商業(yè)預期利潤分析為重點(diǎn)，并要提供科學(xué)合理的評價(jià)方法，以便未來(lái)能對其進(jìn)行評估。
2.2項目的計劃過(guò)程
項目的計劃過(guò)程是項目實(shí)施過(guò)程中非常重要的一個(gè)過(guò)程。通過(guò)對項目的范圍、任務(wù)分解、資源分析等制定一個(gè)科學(xué)的計劃，能使項目團隊的工作有序的開(kāi)展。也因為有了計劃，我們在實(shí)施過(guò)程中，才能有一個(gè)參照，并通過(guò)對計劃的不斷修訂與完善，使后面的計劃更符合實(shí)際，更能準確的指導項目工作。
以前有一個(gè)錯誤的概念，認為計劃應該準確，所謂準確，就是實(shí)際進(jìn)展必須按計劃來(lái)進(jìn)行。實(shí)際并不是如此，計劃是管理的一種手段，僅是通過(guò)這種方式，使項目的資源配置、時(shí)間分配更為科學(xué)合理而已，而計劃在實(shí)際執行中是可以不斷修改的。
2.3項目的實(shí)施過(guò)程
項目的實(shí)施，一般指項目的主體內容執行過(guò)程，但實(shí)施包括項目的前期工作，因此不光要在具體實(shí)施過(guò)程中注意范圍變更、記錄項目信息，鼓勵項目組成員努力完成項目，還要在開(kāi)頭與收尾過(guò)程中，強調實(shí)施的重點(diǎn)內容，如正式驗收項目范圍等。
在項目實(shí)施中，重要的內容就是項目信息的溝通，即及時(shí)提交項目進(jìn)展信息，以項目報告的方式定期通過(guò)項目進(jìn)度，有利開(kāi)展項目控制，對質(zhì)量保證提供了手段。
2.4項目的控制過(guò)程
項目管理的過(guò)程控制，是保證項目朝目標方向前進(jìn)的重要過(guò)程，就是要及時(shí)發(fā)現偏差并采取糾正措施，使項目進(jìn)展朝向目標方向。
控制可以使實(shí)際進(jìn)展符合計劃，也可以修改計劃使之更切合目前的現狀。修改計劃的前提是項目符合期望的目標�？刂频闹攸c(diǎn)有這么幾個(gè)方面：范圍變更、質(zhì)量標準、狀態(tài)報告及風(fēng)險應對�；旧咸幚砗靡陨纤膫�(gè)方面的控制，項目的控制任務(wù)大體上就能完成了。
2.5項目的收尾過(guò)程
一個(gè)項目通過(guò)一個(gè)正式而有效的收尾過(guò)程，不僅是對當前項目產(chǎn)生完整文檔，對項目干系人的交待，更是以后項目工作的重要財富。在經(jīng)歷的很多項目中，更多重視項目的開(kāi)始與過(guò)程，忽視了項目收尾工作，所以項目管理水平一直未能得到提高。
另外要重視那一類(lèi)未能實(shí)施成功的項目收尾工作，不成功項目的收尾工作比成功項目的收尾更難，也來(lái)得更重要，因為這樣的項目的主要價(jià)值就是項目失敗的教訓，因此要通過(guò)收尾將這些教訓提煉出來(lái)。