項目管理中的物資采購管理

    以保證質(zhì)量為前提，以獲得效益為中心，以滿(mǎn)足項目要求為責任，是項目采購管理的宗旨和根本任務(wù)。
    作為現代工程建設項目管理體系中重要的環(huán)節和組成部分，物資采購管理貫穿于項目質(zhì)量管理、成本管理、時(shí)間管理、風(fēng)險管理等幾大主要管理要素之中。采購管理和采購活動(dòng)對工程項目建設各個(gè)階段的工作都有著(zhù)直接的影響，并發(fā)揮著(zhù)重要的作用。本文以項目建設各階段工作管理環(huán)節為主線(xiàn)，對項目采購管理的任務(wù)和作用進(jìn)行了闡述。 
    一.項目前期的采購管理
    1.采購管理在項目的立項評估中的作用
    在項目立項評估階段，采購通過(guò)對工程項目的了解和介入，可以為項目投標提供準確、可靠的資源狀況、市場(chǎng)價(jià)格、供貨周期、市場(chǎng)變化趨勢等方面支持，這也是項目立項評估階段采購工作的主要任務(wù)。
    2.項目啟動(dòng)階段的采購管理
    制定采購管理規劃──編制采購管理規劃是項目采購實(shí)施前一個(gè)必不可少的工作環(huán)節，它是項目采購實(shí)施的一個(gè)總體綱領(lǐng)性文件。通過(guò)對項目的投資狀況、工藝流程及物資構成等情況的分析和研究，依托相關(guān)管理制度和項目管理體系文件，結合業(yè)主對項目建設的采購相關(guān)要求編制而成。主要內容包括：項目物資構成概況、采購重點(diǎn)與難點(diǎn)分析、采購策略及原則、供應商長(cháng)短名單、物資采購實(shí)施方案、質(zhì)保體系構建及措施、采購組織機構配置等部分。
    建立采購管理體系──根據工程項目建設的具體特點(diǎn)，建立和健全相應的項目采購管理制度、工作流程、相關(guān)規定等管理體系是項目采購工作規范、有序、高效運行的可靠保證。項目前期采購管理體系的建立為項目實(shí)施過(guò)程中的各項采購工作搭建起一個(gè)堅實(shí)的工作平臺，使采購活動(dòng)有章可循、有法可依，為完成項目實(shí)施階段的各項采購任務(wù)奠定良好的基礎。
    建立采購組織機構──在目前工程項目采購任務(wù)繁重的情況下，高度集約化地組成項目采購、監造、物流團隊，充分利用現有的人力資源，調動(dòng)、發(fā)揮各專(zhuān)業(yè)人員的積極性和主動(dòng)性，做到重要工作專(zhuān)人負責，次要工作有人負責，既有任務(wù)分工又有相互協(xié)作的物資采購隊伍，是建立項目采購機構組織的總體原則。
    二.項目實(shí)施階段的采購管理：成本管理
    隨著(zhù)工程項目建設性質(zhì)、規模的不同，其物資構成千差萬(wàn)別，同時(shí)隨著(zhù)地域、業(yè)主要求的不同，項目管理模式也各有特色。但就采購管理的本質(zhì)而言都包含著(zhù)成本、質(zhì)量、進(jìn)度三大基本要素。因此，所有項目的采購管理都將圍繞著(zhù)控制“三大基本要素”展開(kāi)。
    在工程建設項目中成本可大致分為管理成本和采購成本，而采購成本在目前的建設項目中一般約占項目總成本的50%以上。所以采購成本的控制將是項目獲得良好效益的關(guān)鍵因素，千方百計地在保證質(zhì)量的基礎上控制和降低采購成本是項目采購管理工作的首要任務(wù)。
　　1.做好物資采購計劃是進(jìn)行采購成本控制的前提
    采購計劃的編制是把項目建設的物資構成、工藝流程、投資狀況等全方位情況落實(shí)到各項具體物資采購計劃行動(dòng)中的一個(gè)過(guò)程，它是項目一切采購活動(dòng)的實(shí)施依據。一個(gè)完善的采購計劃應包括：設計技術(shù)要求、物資類(lèi)別、工藝應用狀況、采購方式(招(議)標、詢(xún)比價(jià)、框架采購、定向采購等)、分交供應商、時(shí)間控制(項目需用時(shí)間和預計交貨時(shí)間)、交貨方式(交貨狀態(tài)、運輸方式等)、質(zhì)量控制方案、預計價(jià)格等內容。采購計劃報經(jīng)項目部、采購部等相關(guān)部門(mén)及業(yè)主審批后執行。
    2.建立完善的供應商管理體系是降低采購成本的有效保證
    物資供貨供應商也是工程建設的另一個(gè)主體，供應商和采購之間是既相互對立又密切合作的關(guān)系。對立是在雙方保證企業(yè)效益上的對立──價(jià)格對立，合作是在產(chǎn)品技術(shù)、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等多方面的合作。建立完善的供應商管理體系，在制度的約束下解決好對立矛盾，在“互利、雙贏(yíng)”的原則下，最大限度地降低采購合同價(jià)訂貨價(jià)格，將會(huì )為降低采購成本提供有效保證。
    供應商管理體系主要分為評價(jià)準入體系、檔案管理體系(包括：供應商名錄、歷史價(jià)格庫、項目評定表)和選擇原則三個(gè)部分。采購部應通過(guò)多項目的積累逐步形成一個(gè)供應商考察─評價(jià)─審批─準入、檔案化管理以及詢(xún)價(jià)供應商確定等一系列較為完善的管理體系。
    3.控制采購裕量節約采購成本
    在很多工程項目結束以后，往往會(huì )因設計變更、采購裕量等問(wèn)題造成大量的工程建設材料剩余，導致大量的浪費，使采購成本增加。因此，合理控制材料采購裕量對節約采購成本也很關(guān)鍵和重要�，F在，隨著(zhù)marina材料控制系統和相應的材料裕量控制辦法在多個(gè)項目上的應用，材料采購量的控制已達到了較高的水平，并取得了很好的成績(jì)。例如：在獨山子項目上，最終的材料剩余量控制在千分之三以?xún)�。通過(guò)科學(xué)的管理和嚴格的把關(guān)，項目材料采購裕量控制將為節約采購成本做出更大的成績(jì)。
    4.不同采購方式中的成本控制
    根據項目物資類(lèi)型的不同選取恰當的采購方式，對降低采購成本有著(zhù)顯著(zhù)的效果。目前主要采取以下幾種方式：
    成本核算法──任何物資的價(jià)格都由其原材料成本、制造成本(人力、機具投入等)、管理成本、技術(shù)成本、稅金、利潤、市場(chǎng)因素等方面構成。這其中的大部分成本因素(比如：原材料成本、制造成本等)是完全可以追溯、核算的。相對準確地核算出物資主要的成本因素，把握技術(shù)、市場(chǎng)情況，即可獲得較科學(xué)合理的訂貨價(jià)格，真正可以達到“互利、雙贏(yíng)”的目的。在獨山子項目電纜采購中就采取了以市場(chǎng)銅材價(jià)格為基礎加其它價(jià)格因素的公式化的定價(jià)方式。
    招(議)標與詢(xún)比價(jià)采購──招(議)標采購是采購管理中最普遍采用的一種方式。一般而言，其定價(jià)公正、公開(kāi)、透明，從源頭上控制價(jià)格，有效防止暗箱操作、不正當競爭等現象的發(fā)生，對控制采購成本能起到良好的效果。但應注意把握以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：第一，招(議)標必須在技術(shù)評價(jià)對等或可量化評價(jià)的基礎上進(jìn)行，否則將失去招標采購的公正性。如讓寶馬車(chē)和qq車(chē)一起投標顯然會(huì )有失公允;
    第二，招(議)標必須在對物資充分了解的基礎上進(jìn)行。招標不是萬(wàn)能的，在很多的招標中也存在著(zhù)供應商技術(shù)理解偏頗而使報價(jià)失準，甚至個(gè)別參與招標供應商串標的情況;第三，不追求價(jià)格最低化。一般而言，供應商有利潤才會(huì )賣(mài)出產(chǎn)品，過(guò)低的價(jià)格很可能會(huì )導致供應商產(chǎn)品“偷梁梁換、以次充好”，給產(chǎn)品的使用帶來(lái)隱患。因此，只有在掌握招標物資設計技術(shù)要求，充分了解歷史價(jià)格和市場(chǎng)行情，能夠做出初步價(jià)格定位(價(jià)格測算)的基礎上，才能使招標工作取得良好的效果。招(議)標方式采購的工作重點(diǎn)落實(shí)在“議”上，即通過(guò)對設備構成和市場(chǎng)行情的了解與掌握，充分利用供應商之間的價(jià)格競爭機制，發(fā)揮商務(wù)洽談技巧和能力，使其合同訂貨價(jià)格趨于科學(xué)、合理。事實(shí)上，這種采購方式嚴格來(lái)說(shuō)應該是“成本測算+招標+詢(xún)比價(jià)”三種方式相結合的采購模式，具有較大的采購優(yōu)勢。
　　戰略框架協(xié)議采購──戰略框架協(xié)議采購是在國際大型企業(yè)集團普遍采用的采購方式，隨著(zhù)我國工業(yè)化水平的提高、建設采購規模的擴大，目前在國內規�；�企業(yè)中也陸續開(kāi)始采用。它是對那些用量大，技術(shù)要求變化相對小的“通用”物資，選擇一些在質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品業(yè)績(jì)、產(chǎn)品價(jià)格、信譽(yù)、服務(wù)等方面較為優(yōu)秀的企業(yè)作為戰略合作伙伴，簽訂長(cháng)期的供貨框架協(xié)議(價(jià)格相對鎖定的時(shí)間通常定為1~2年，市場(chǎng)變化較大時(shí)雙方協(xié)商調整)。由于供應商相對固定，在產(chǎn)品質(zhì)量和交貨周期上有了可靠的保證，最重要的是由于形成了規�；�采購，訂貨價(jià)格有了很大幅度地降低。（項目管理者聯(lián)盟）
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