項目控制的一般方法

    在項目壽命周期中，最重要的功能之一是項目計劃。但由于項目所具有的早期不確定性，在初始階段確定了項目的范圍和計劃之后，在實(shí)施過(guò)程中有效的項目控制就成為項目成功的基本要素。特別是在現代大型復雜項目中，項目管理要支配多種組織、復雜的工作和昂貴的資源，要達到在預定的期限內、用有限的資源完成任務(wù)的目的，這一切都取決于有一個(gè)對項目信息和活動(dòng)能進(jìn)行有效控制的系統以及方法。 
    傳統的項目控制是以各種文件、報表、圖表為主要工具，以定期或不定期地召開(kāi)各類(lèi)有關(guān)人員參加的會(huì )議為主要方法，再加上溝通各方面信息的通訊聯(lián)系制度。而在資源昂貴、復雜并有較大風(fēng)險的現代大型項目中，就需要開(kāi)發(fā)一個(gè)有效的項目管理信息和控制系統。以下將首先介紹項目控制的一般方法，然后介紹一種適用于大型復雜項目的以計算機為基礎的項目管理信息和控制系統的開(kāi)發(fā)與實(shí)施方法，最后論及WBS在項目控制中的應用。
1．項目控制的主要文件 
    項目的任務(wù)要求、工作范圍、全部進(jìn)度和項目規模等一旦明確以后，就應準備項目控制所需的主要文件。這些文件應包括： 
    ①工作范圍細則－－確定項目實(shí)施中每一任務(wù)的具體業(yè)務(wù)內容，制定工作變動(dòng)的基準。 
    ②職責劃分細則－－說(shuō)明項目實(shí)施過(guò)程中各個(gè)部門(mén)或個(gè)人所應負責的工作，包括工藝、工程設計、采購供應、施工、會(huì )計、保險、成本控制等各個(gè)方面。 
    ③項目程序細則－－規定涉及項目組、用戶(hù)以及主要供貨廠(chǎng)商之間關(guān)于設計、采購、施工、作業(yè)前準備、質(zhì)量保證與控制以及信息溝通等方面協(xié)調活動(dòng)的程序。 
    ④技術(shù)范圍文件－－列出項目的設備清單，制定項目設計依據以及所需的技術(shù)依據，以及將要使用的標準、規范、編碼及手續步驟等。 
    ⑤成本控制文件－－包括項目總成本預算以及分解到各部門(mén)和各項工作的分預算，把不同的帳戶(hù)分類(lèi)編號，列成表格。 
    ③信息控制文件－－規定各種文件、報表、圖表的發(fā)放對象和方式、通訊聯(lián)系制度以及會(huì )議記錄和工作記錄的方法。
    此外，根據不同項目的具體內容，還可增減項目控制文件。項目負責人在對項目進(jìn)行管理和控制時(shí)首要的任務(wù)就是在這些文件中明確規定各種有關(guān)事項。還應注意的是，項目中的某項工作一旦發(fā)生變動(dòng)，相應的各有關(guān)文件均必須修正，然后再執行。在項目管理中缺少信息是很糟糕的，但得到錯誤的信息更糟糕。在工作中，如果一個(gè)部門(mén)執行的是原始文件，而另一部門(mén)執行的是修改后的文件，可以想象，這兩部分的工作協(xié)調和結果會(huì )變得如何。
2．項目控制的重要會(huì )議 
    項目開(kāi)始進(jìn)行以后，要有效地控制項目，一般需要在各個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻召開(kāi)關(guān)鍵會(huì )議。這是項目管理與通常的直線(xiàn)職能管理的主要不同點(diǎn)之一。 
    關(guān)鍵會(huì )議的主要內容是總結上一階段的工作，分析問(wèn)題，提出新的建議，并介紹下一階段的主要任務(wù)和目標，使各有關(guān)人員都能做到心中有數，明確努力方向。關(guān)鍵會(huì )議也是協(xié)調各不同學(xué)科、不同職能部門(mén)之間的人員以及工作任務(wù)的重要手段。 
    除關(guān)鍵會(huì )議外，在項目進(jìn)行的全過(guò)程中，應定期召開(kāi)例會(huì )，如每月一次。會(huì )上主要介紹項目進(jìn)展情況，檢查有無(wú)拖期、是否存在問(wèn)題等，以便及時(shí)發(fā)現和解決問(wèn)題。 
    還有些非定期的特別會(huì )議，在有必要時(shí)隨時(shí)召開(kāi)。比如要訂購大型設備、有重要的分承包要進(jìn)行、某一活動(dòng)出現了意外重大變化等等，都需要召開(kāi)會(huì )議。 
    由此可見(jiàn)，項目管理中的會(huì )議是很多的。項目負責人若不很好地控制會(huì )議，就有可能陷入會(huì )海之中。所以項目負責人的職責之一是控制會(huì )議的召開(kāi)，為召開(kāi)會(huì )議作準備，使會(huì )議開(kāi)得有效。
3．信息控制制度 
    加強通訊聯(lián)系、溝通各方面信息是搞好項目控制的關(guān)鍵性一環(huán)。為了控制好一個(gè)項目，需要進(jìn)行大量的通訊聯(lián)系。聯(lián)系的方式很多，如信件、電話(huà)、談話(huà)、電傳、圖紙等等。這里應遵循以下幾條原則： 
    ①所有重要問(wèn)題均應有書(shū)面材料。任何問(wèn)題都不能靠記憶，因為任何人都不可能做到永遠記憶并準確無(wú)誤。記憶的錯誤會(huì )造成損失與扯皮，因此必須用書(shū)面材料。 
    ②所有會(huì )議都應有正式記錄。 
    ③分發(fā)的文件、備忘錄、會(huì )議記錄等必須說(shuō)明要由誰(shuí)來(lái)處理文件中的事項。 
    ④所有來(lái)往信件和電函都應編號存檔。如果不編號，函件積累多了就會(huì )無(wú)從查找。還應記錄信件或電函抄送哪些有關(guān)的人。 
    ⑤應保持完整的檔案，有的文件應分別存人不同的檔案。如工程的變動(dòng)，應同時(shí)存人變動(dòng)檔案和技術(shù)檔案。 

                                                                             2002-6-8